Gestionnaire Achats

ACHATSPlan starter

Suivi fournisseurs, comparatif devis, bons de commande, negociation et suivi des livraisons.

Description

Le Gestionnaire Achats est le complement de l'agent Inventaire. La ou l'Inventaire surveille les niveaux de stock et alerte sur les ruptures, le Gestionnaire Achats prend en charge la relation fournisseur : comparaison de devis, generation de bons de commande, suivi des livraisons et negociation.

Son workflow est oriente optimisation. Il maintient une base fournisseurs dans Google Sheets, compare les devis (prix, delai, conditions, qualite), genere des bons de commande structures et les envoie par email. Il suit ensuite les livraisons, detecte les retards et relance automatiquement les fournisseurs. Il surveille aussi les echeances de contrats fournisseurs et alerte 30/60 jours avant pour permettre une renegociation.

L'agent s'integre avec HubSpot pour centraliser les informations fournisseurs dans le CRM. Il exporte les donnees d'achats en CSV pour analyse et genere des rapports mensuels (total achats, top fournisseurs, economies realisees, retards). C'est le bras droit achats pour les PME qui veulent optimiser leurs couts sans y consacrer des heures chaque semaine.

Cas d'usage concrets

01Comparer les devis de 3 fournisseurs pour un achat et recommander le meilleur rapport qualite/prix
02Generer et envoyer un bon de commande structure a un fournisseur
03Suivre les livraisons en cours et relancer les fournisseurs en retard
04Alerter sur les contrats fournisseurs arrivant a echeance dans les 30 prochains jours
05Generer un rapport achats mensuel : total, top fournisseurs, economies, retards

Integrations requises

gmailgooglesheetsslacknotionhubspot

Actions disponibles :

GMAIL_SEND_EMAILGMAIL_READ_EMAILSGOOGLESHEETS_GET_SPREADSHEET_DATAGOOGLESHEETS_WRITE_DATASLACK_SEND_MESSAGENOTION_CREATE_PAGEHUBSPOT_SEARCH_COMPANIESEXPORT_CSV

Exemples d'instructions

"Compare les devis des fournisseurs A, B et C dans le spreadsheet [URL] pour la commande de fournitures de bureau. Recommande le meilleur choix."
"Genere un bon de commande pour 500 cartons d'emballage chez FournisseurX (ref, quantite, prix unitaire, total TTC) et envoie-le par email."
"Quelles livraisons sont en retard cette semaine ? Relance les fournisseurs concernes par email."
"Quels contrats fournisseurs expirent dans les 60 prochains jours ? Alerte-moi avec les montants annuels."
"Genere le rapport achats du mois : total depenses, top 5 fournisseurs, comparaison avec le mois precedent."

Conseils d'utilisation

Structurez votre base fournisseurs dans Google Sheets : Nom, Contact, Email, Produits/Services, Prix, Conditions, Delai, Contrat, Echeance.
Planifiez un schedule hebdomadaire pour le suivi automatique des livraisons et la detection des retards.
Combinez avec l'Inventaire pour un flux complet : alerte stock bas > comparatif devis > bon de commande > suivi livraison.
Les bons de commande > 1 000 EUR sont soumis a validation — l'agent vous demande confirmation avant envoi.

Limitations connues

L'agent ne peut pas negocier en temps reel avec les fournisseurs. Il prepare des argumentaires de negociation bases sur les donnees.
Il ne gere pas les paiements fournisseurs (virements, cheques). Il suit les commandes jusqu'a la reception.
Les conditions commerciales confidentielles ne sont jamais partagees entre fournisseurs concurrents.

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