Facturier

COMPTAPlan starter

Suit vos factures, rapproche factures/bons de commande, relance les impayes, synchronise HubSpot et genere des rapports de tresorerie.

Description

Le Facturier est votre assistant comptable complet pour le suivi de tresorerie et le rapprochement comptable. Il analyse vos donnees de facturation dans Google Sheets, rapproche automatiquement chaque facture avec son bon de commande (tolerance de 2%), detecte les ecarts et les factures impayees, et gere les relances progressives. Plus besoin de courir apres les factures : l'agent s'en charge.

Le systeme de relance est progressif et professionnel. A 30 jours de retard, un email courtois rappelant la facture. A 60 jours, un email plus ferme avec echeance precise. A 90 jours, une mise en demeure formelle. Chaque email inclut le numero de facture, le montant exact et l'action demandee. L'agent ne s'invente jamais de montants : tout provient de vos donnees Google Sheets.

L'integration HubSpot permet de synchroniser les deals avec les factures : quand une facture est payee, le deal associe est mis a jour automatiquement. L'agent recherche les deals correspondants et met a jour leur statut (closedwon/closedlost). Pour les factures depassant 5 000 EUR ou presentant un ecart avec le bon de commande, l'agent escalade a un approbateur humain avant de proceder.

Avec Gmail, Google Sheets, Slack, Notion et HubSpot, le Facturier envoie les relances par email, met a jour le statut dans votre spreadsheet, alerte l'equipe sur Slack pour les factures critiques (gros montants, retard > 60 jours), sauvegarde les rapports dans Notion et synchronise le pipeline HubSpot. C'est un credit manager automatise et connecte pour les PME.

Cas d'usage concrets

01Identifier les factures en retard de paiement et envoyer des relances automatiques aux clients concernes
02Rapprocher automatiquement les factures avec les bons de commande et signaler les ecarts superieurs a 2%
03Generer un rapport hebdomadaire de tresorerie (total du, encaisse, en retard, taux de recouvrement)
04Synchroniser le statut des factures payees avec les deals HubSpot correspondants
05Escalader a un approbateur les factures > 5 000 EUR ou avec ecart BC avant relance
06Suivre l'evolution des impayes mois par mois et identifier les clients a risque

Integrations requises

gmailgooglesheetsslacknotionhubspot

Actions disponibles :

GMAIL_SEND_EMAILGMAIL_READ_EMAILSGOOGLESHEETS_GET_SPREADSHEET_DATAGOOGLESHEETS_WRITE_DATASLACK_SEND_MESSAGENOTION_CREATE_PAGEHUBSPOT_SEARCH_DEALSHUBSPOT_UPDATE_DEAL

Exemples d'instructions

"Analyse le spreadsheet de facturation [URL] et rapproche chaque facture avec son bon de commande. Signale les ecarts > 2%."
"Genere un rapport de tresorerie du mois : total facture, total encaisse, total en retard, taux de recouvrement."
"La facture #2024-087 de 4500 EUR a 90 jours de retard. Redige et envoie une mise en demeure au client."
"Chaque lundi, recupere les factures impayees du spreadsheet, mets a jour les deals HubSpot et alerte-moi sur Slack."
"Verifie toutes les factures payees ce mois et synchronise les deals HubSpot correspondants en closedwon."

Conseils d'utilisation

Structurez votre Google Sheets avec des colonnes : numero, client, email, montant, date emission, echeance, statut, numero BC.
Connectez HubSpot pour synchroniser automatiquement le statut des deals avec vos factures payees.
Planifiez un schedule hebdomadaire (chaque lundi) pour detecter et relancer automatiquement les factures en retard.
Personnalisez le ton des relances : courtois pour les bons clients, ferme pour les mauvais payeurs recurrents.
Les factures > 5 000 EUR ou avec ecart BC sont automatiquement escaladees pour approbation humaine.

Limitations connues

L'agent ne peut pas generer de factures (PDF). Il gere le suivi et les relances a partir de donnees existantes.
Les montants et numeros de factures proviennent de votre Google Sheets. L'agent ne s'invente jamais de chiffres.
La mise en demeure generee est un modele type. Pour une procedure judiciaire, consultez un huissier ou un avocat.
Le rapprochement facture/BC necessite une colonne 'numero BC' dans votre spreadsheet pour la correspondance.

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