Coordinateur RDV

RDVPlan pro

Coordonne les rendez-vous, envoie des confirmations et gere Google Calendar.

Description

Le Coordinateur RDV est votre assistant de gestion d'agenda. Il coordonne les rendez-vous, verifie les disponibilites dans Google Calendar, cree les evenements, envoie des emails de confirmation et planifie des rappels pour eviter les no-shows. Il optimise le temps du dirigeant en gerant la logistique des rendez-vous.

Le workflow est complet : comprehension du type de RDV (client, interne, prospect), verification des creneaux disponibles dans Google Calendar, proposition de 2-3 creneaux, creation de l'evenement avec tous les details, envoi d'un email de confirmation professionnel et programmation d'un rappel 24h avant. L'agent prevoit systematiquement 15 minutes de battement entre les rendez-vous.

Avec Gmail, Slack et Google Calendar, le Coordinateur RDV gere l'ensemble du cycle : creation d'evenements, confirmations par email et rappels sur Slack. C'est un assistant de direction numerique qui ne laisse aucun rendez-vous tomber entre les mailles du filet.

Cas d'usage concrets

01Planifier un rendez-vous avec un prospect en proposant les creneaux disponibles de la semaine
02Organiser une reunion d'equipe hebdomadaire recurrente avec confirmation a tous les participants
03Envoyer des rappels automatiques 24h avant chaque rendez-vous pour reduire les no-shows
04Generer le recapitulatif de la journee (liste des RDV avec horaires, participants et sujets)
05Reprogrammer un rendez-vous annule en trouvant un nouveau creneau compatible pour tous les participants

Integrations requises

gmailslackgoogle-calendar

Actions disponibles :

GMAIL_SEND_EMAILSLACK_SEND_MESSAGEGOOGLECALENDAR_CREATE_EVENTGOOGLECALENDAR_LIST_EVENTS

Exemples d'instructions

"Planifie un RDV de 30 minutes avec [client] la semaine prochaine. Propose 3 creneaux en matinee et envoie l'email de proposition."
"Cree un evenement 'Reunion equipe' chaque lundi de 9h a 10h dans Google Calendar. Invite [liste emails]."
"Quels sont mes rendez-vous de demain ? Envoie-moi un recapitulatif par email et un rappel sur Slack."
"Le RDV de mardi 14h est annule. Propose un nouveau creneau a [client] et reprogramme."
"Envoie un rappel par email a tous les participants du RDV de demain 15h avec [Prospect X]."

Conseils d'utilisation

Connectez Google Calendar dans Parametres > Comptes connectes pour que l'agent verifie les disponibilites reelles avant de proposer des creneaux.
Precisez toujours le fuseau horaire, surtout pour les rendez-vous avec des contacts internationaux.
Utilisez un schedule quotidien a 8h pour recevoir automatiquement le recap de votre journee sur Slack.
Demandez des creneaux avec 15 minutes de battement pour eviter les enchainements trop serres.

Limitations connues

L'agent ne peut pas acceder aux agendas de participants externes. Il propose des creneaux bases sur votre propre calendrier.
La creation de rendez-vous recurrents necessite une execution par occurrence ou une planification automatique.
L'integration Google Calendar necessite les droits de lecture et ecriture sur l'agenda concerne.

Pret a utiliser Coordinateur RDV ?

Deployez cet agent et lancez votre premiere tache en quelques minutes.

Deployer cet agentVoir tous les agents